Für eine effiziente und professionelle Bewirtschaftung der uns anvertrauten Immobilien werden Aufgaben, Kompetenzen und Zeichnungsberechtigungen innerhalb unseres Unternehmens nach Funktionen geregelt. Die nachstehend aufgeführten Mitarbeitenden sind im Rahmen ihres jeweiligen Aufgabenbereichs berechtigt, Korrespondenz zu führen, Dokumente zu erstellen sowie Erklärungen und Mitteilungen gegenüber Mietern, Eigentümern, Behörden, Unternehmen und weiteren Vertragspartnern abzugeben.
Gesamtverantwortung für die Unternehmensführung
Abschluss und Unterzeichnung sämtlicher Verträge
Erteilung von Vollmachten
Vertretung des Unternehmens gegenüber Behörden, Gerichten und Dritten
Erlass und Anpassung von internen Weisungen und Kompetenzregelungen
Die Immobilien-Bewirtschafterinnen und Immobilien-Bewirtschafter sind im Rahmen der ihnen übertragenen Mandate und Vollmachten zur selbständigen Bewirtschaftung von Liegenschaften berechtigt.Insbesondere sind sie befugt:
Mietverträge, Vertragsnachträge sowie sämtliche mietvertraglichen Beilagen zu erstellen und zu unterzeichnen
Allgemeine Vertragsbestimmungen, Hausordnungen sowie weitere Vertragsbestandteile zu erstellen und zu unterzeichnen
Amtliche Formulare zur Mitteilung des Anfangsmietzinses zu erstellen und zu unterzeichnen
Amtliche Formulare für die Mitteilung von Mietzins- und Pachtzinserhöhungen sowie anderen einseitigen Vertragsänderungen bei Wohn- und Geschäftsräumen zu erstellen und zu unterzeichnen
Mietzinsanpassungen, Mietzinserhöhungen und Mietzinsreduktionen zu bearbeiten sowie die entsprechenden Mitteilungen zu unterzeichnen
Senkungsbegehren zu prüfen, zu bearbeiten und die erforderlichen Stellungnahmen und Mitteilungen zu unterzeichnen
Kündigungen von Mietverträgen, Kündigungsandrohungen sowie Kündigungsbestätigungen zu erstellen und rechtsgültig zu unterzeichnen
Mietzinsdepots, Mietkautionskonten, Bankgarantien, Bürgschaften und vergleichbare Sicherheiten im Zusammenhang mit Mietverhältnissen zu eröffnen, die erforderlichen Formulare zu erstellen und zu unterzeichnen
Mietzinsanpassungen, Mietzinserhöhungen und Mietzinsreduktionen zu bearbeiten sowie die entsprechenden Mitteilungen zu unterzeichnen
Freigaben, Saldierungen und Auflösungen von Mietzinsdepots, Mietkautionskonten, Bankgarantien, Bürgschaften und vergleichbaren Sicherheiten zu veranlassen sowie die erforderlichen Dokumente und Formulare zu erstellen und zu unterzeichnen
Schlussabrechnungen nach Beendigung von Mietverhältnissen, insbesondere betreffend Mietzinse, Nebenkosten, Schäden und Depotabrechnungen, zu erstellen und zu unterzeichnen
Schlussabrechnungen im Zusammenhang mit Versicherungsfällen, Schadenereignissen und Regressverfahren zu erstellen und zu unterzeichnen
Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Behörden, Versicherungen, Banken, Bürgschaftsinstituten, Unternehmen und weiteren Vertragspartnern zu führen
Anzeigen wegen Missachtung eines gerichtlichen Verbots gemäss Art. 258 ZPO einzureichen und zu unterzeichnen
Strafanzeigen und weitere Anzeigen im Zusammenhang mit Vandalenakten, Sachbeschädigungen, Hausfriedensbruch oder vergleichbaren Vorfällen auf den betreuten Liegenschaften einzureichen und zu unterzeichnen
Handwerker, Unternehmer, Hauswarte und weitere Dienstleister im Rahmen der erteilten Kompetenzen zu beauftragen. Vorbehalten bleiben die im jeweiligen Verwaltungsvertrag festgelegten Kompetenzsummen und Weisungen der Auftraggeberschaft. Fehlt eine entsprechende Regelung, gilt eine Kompetenzgrenze von CHF 3'000.– pro Einzelfall.
Abnahmen, Übergaben, Besichtigungen sowie sämtliche weiteren Aufgaben der ordentlichen Immobilienbewirtschaftung selbständig durchzuführen
Sämtliche für die ordentliche Immobilienbewirtschaftung erforderlichen Erklärungen, Mitteilungen, Formulare, Verträge, Abrechnungen und sonstigen Dokumente zu erstellen und rechtsgültig zu unterzeichnen, soweit diese in den übertragenen Aufgabenbereich fallen.
Die von den Immobilien-Bewirtschafterinnen und Immobilien-Bewirtschaftern im Rahmen ihrer Funktion und Zuständigkeit abgegebenen Erklärungen, Mitteilungen und Unterzeichnungen gelten als rechtsverbindliche Handlungen der Immobilienmanagement Carmen Schwab GmbH.
Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Bewirtschaftung unterstützen die Immobilien-Bewirtschafterinnen und Immobilien-Bewirtschafter in administrativen und organisatorischen Belangen. Siesind insbesondere befugt:
Mietverträge, Vertragsnachträge, Kündigungsbestätigungen sowie weitere Standardkorrespondenz zu erstellen
Amtliche Formulare, Vertragsunterlagen und weitere Dokumente vorzubereiten
Die ordentliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Behörden, Versicherungen, Unternehmen und Dienstleistern zu führen
Vermietungen, Mieterwechsel, Mutationen sowie weitere administrative Bewirtschaftungsaufgaben zu bearbeiten
Wohnungsinserate zu erstellen und zu publizieren
Besichtigungen von Mietobjekten durchzuführen
Mietinteressenten zu betreuen sowie Referenzauskünfte und Bonitätsabklärungen einzuholen
Handwerker, Unternehmer, Hauswarte und weitere Dienstleister im Rahmen der erteilten Kompetenzen zu beauftragen. Vorbehalten bleiben die im jeweiligen Verwaltungsvertrag festgelegten Kompetenzsummen und Weisungen der Auftraggeberschaft. Fehlt eine entsprechende Regelung, gilt eine Kompetenzgrenze von CHF 3'000.– pro Einzelfall.
Offerten einzuholen, Aufträge vorzubereiten und deren Ausführung zu koordinieren
Administrative Unterstützung bei Abnahmen, Übergaben, Vermietungen und Schadenfällen zu leisten
Sämtliche weiteren administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Immobilienbewirtschaftung wahrzunehmen
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Bewirtschaftung sind ohne ausdrückliche Vollmacht der Geschäftsleitung nicht berechtigt, Mietverträge, Kündigungen, amtliche Formulare oder andere rechtsgeschäftliche Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen.
Administrative Unterstützung der Bewirtschaftung und Vermarktung
Erstellung von Standardkorrespondenz und Vertragsunterlagen
Terminorganisation und Koordination von Besichtigungen, Übergaben und Abnahmen
Unterstützung bei Vermietungs- und Bewirtschaftungsaufgaben
Keine selbständige rechtsgeschäftliche Vertretung oder Unterzeichnung von rechtsverbindlichen Dokumenten ohne ausdrückliche Vollmacht der Geschäftsleitung
Führung der Immobilien-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Erstellung von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen sowie weiteren buchhalterischen Auswertungen
Bearbeitung des Zahlungsverkehrs und Mahnwesens
Überwachung von Mietzins-, Nebenkosten- und weiteren Forderungen
Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Banken, Versicherungen, Behörden und Betreibungsämtern in finanziellen Angelegenheiten
Erstellung und Versand von Mahnungen sowie Einleitung des Inkassowesens
Stellung von Betreibungsbegehren, Fortsetzungsbegehren, Verwertungsbegehren sowie weiteren betreibungsrechtlichen Anträgen und Eingaben
Bearbeitung von Pfändungsankündigungen, Lohnpfändungen, Verlustscheinen und weiteren Vollstreckungsmassnahmen
Überwachung von Zahlungsvereinbarungen, Ratenzahlungen und Inkassofällen
Bearbeitung von Debitorenverlusten und Inkassoverfahren
Einreichung und Bearbeitung von Forderungen in Konkurs-, Nachlass- und Liquidationsverfahren
Korrespondenz mit Rechtsvertretern, Inkassostellen, Betreibungs- und Konkursämtern im Zusammenhang mit offenen Forderungen
Administrative Unterstützung bei Jahresabschlüssen, Revisionen und Eigentümerabrechnungen
Sämtliche weiteren buchhalterischen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien wahrzunehmen
Buchhalterinnen und Buchhalter sind ohne ausdrückliche Vollmacht der Geschäftsleitung nicht berechtigt, Mietverträge, Kündigungen, amtliche Formulare oder andere rechtsgeschäftliche Dokumente ausserhalb ihres Zuständigkeitsbereichs rechtsverbindlich zu unterzeichnen.
Die vorstehende Kompetenzregelung dient der Klarstellung der internen Zuständigkeiten und Vertretungsbefugnisse. Vorbehalten bleiben weitergehende oder eingeschränkte Kompetenzen aufgrund individueller Vollmachten, gesetzlicher Bestimmungen oder interner Weisungen der Geschäftsleitung.
Dorfstrasse 37
3256 Dieterswil
